Geen organisatie is hetzelfde en dat betekent ook dat medewerkers op verschillende manieren worden ingezet. Uw mogelijke inzet begint bij de beschikbaarheid van uw medewerkers. Hoe vindt u de balans tussen de flexibiliteit die nodig is om de verschillen in aantal inkomende werkzaamheden efficiënt af te handelen en tegelijkertijd uw medewerkers geen onnodig wisselende werktijden te geven?
De meest ideale situatie voor een organisatie is dat alle medewerkers 40 uren beschikbaar zijn per week. De vraag is juist hoe u omgaat met medewerkers die een contract hebben van bijvoorbeeld 24 uren? De meest efficiënte oplossing is om deze medewerker(s) twee vaste vrije dagen per week te geven, of u bepaalt de vrije dagen op basis van de verwachte verdeling van de werkzaamheden van die week. Het belangrijkste voor deze beslissing is de wijze waarop de planning tot stand komt; vanuit de beschikbaarheid van de medewerkers of de inkomende werkzaamheden.
Wanneer uw organisatie een vrij stabiele druk per week heeft , of de werkzaamheden zijn niet aan specifieke dagen gebonden, kunt u zonder problemen uw medewerkers een standaard vrije dag geven. Dit is ook weer fijn voor de medewerkers, omdat ze voor een lange periode weten welke dagen ze werken.
Wisselende werkdruk
Heeft u een wisselende druk gedurende de week (afspraken, klanten, bezoekers, aanvragen, telefoontjes, etc..) of wilt u om andere redenen niet altijd dezelfde medewerkers op dezelfde dagen inplannen, dan kan het gunstig zijn uw medewerkers geen vaste vrije dagen te geven. Op deze manier kunt u sturen wanneer u meer of minder personeel wilt inzetten. Dit is goed voor de organisatie, want u heeft altijd voldoende personeel aanwezig tijdens de pieken en minder medewerkers op de rustige momenten. Met deze werkwijze wordt uw organisatie wel verplicht verder vooruit te plannen, want medewerkers willen op tijd weten wanneer zij aan het werk zijn en wanneer niet. Het is daarom essentieel dat er ruim van te voren een inschatting gemaakt kan worden van de verwachte drukte of werkzaamheden. Zonder professionele planning software kan dit een hele uitdaging zijn.
De tussenweg
Mochten deze twee uitersten nog niet de juiste oplossing zijn voor u, dan is er altijd een tussenweg. U kunt een medewerker met een contract van 24 uur één standaard vrije dag te geven. Over de overige 4 dagen kunt u dan 3 dagen inplannen. Hierdoor houdt u flexibiliteit op de overige 4 dagen en heeft deze medewerker toch een zekere vrije dag.
Onze ervaring leert dat binnen afzonderlijke branches erg verschillend wordt omgegaan met flexibele contracten. Voor project- en fieldmanagement is een vaste vrije dag vaak geen probleem, afspraken en werkzaamheden kunnen eenvoudig op de overige dagen worden ingepland en gerealiseerd. In de zorg daarentegen wordt flexibeler gepland vanwege de spreiding van de diensten. Ook wordt er flexibeler gepland in de retail, omdat men wil anticiperen op het verwachte aantal bezoekers. De verscheidenheid aan organisaties en hun werkwijzen is voor ons aanleiding geweest om in onze software een breed scala aan oplossingen te implementeren voor het vastleggen van deze afspraken.
Wij denken graag met u mee
Het is aannemelijk dat de mate van flexibiliteit in de planning bestaat uit afspraken tussen werknemer en werkgever, de aard van de werkzaamheden binnen de organisatie en dat daardoor niet alles mogelijk is. Niettemin denken wij wel graag met u mee over de inzet van uw medewerkers en de zoektocht naar de balans tussen enerzijds de benodigde flexibiliteit ten behoeve van de organisatie en anderzijds juist de eenduidigheid, vastigheid en dus rust voor uw medewerkers. De inzet van Symagic kan u helpen inzicht te geven in de beschikbaarheid van uw medewerkers en geeft actief signaleringen wanneer u buiten gestelde afspraken en contracten plant.
Wilt u meer weten over het optimaal inzetten van uw medewerkers?
