Hoe moet je een werkrooster maken?

 

Een goed werkrooster is belangrijk. Niet alleen zodat werknemers tevreden zijn, maar ook om ervoor te zorgen dat beoogde doelen worden behaald en klanten goed kunnen worden geholpen. In deze blog vertellen we meer over het werkrooster en op welke manieren je deze (het beste) kunt maken.

 

Rooster maken

Organisaties die met shifts werken maken veelal gebruik van werkroosters. Denk hierbij aan de horeca, callcenters en supermarkten. Een werkrooster maakt duidelijk wanneer werknemers worden verwacht en wat er van hen wordt verwacht. Het is hierbij echter van belang dat een werkrooster helder is, aan de verwachtingen van zowel werknemers als werkgevers voldoet en kan worden aangepast wanneer werknemers met verlof gaan.

 

De voordelen van een goed werkrooster

Het is belangrijk om aandacht te besteden aan het werkrooster. Een goed werkrooster biedt namelijk veel voordelen voor zowel de organisatie als voor de klanten van een organisatie:

• Een optimaal werkrooster werkt kostenbesparend, doordat niet te veel werknemers bij een taak worden ingedeeld en werknemers met de juiste kennis worden ingezet;
• Een optimaal werkrooster werkt tijdbesparend, doordat de efficiënte hiermee wordt vergroot;
• Een optimaal werkrooster zorgt voor tevreden werknemers, doordat rekening wordt gehouden met hun beschikbaarheid en zij weten wat er van hen wordt verwacht;
• Een optimaal werkrooster is flexibel, wat betekent dat deze kan worden aangepast wanneer werknemers willen ruilen en wanneer zij met verlof gaan. Zo is een rooster altijd actueel en wordt de tevredenheid onder werknemers vergroot;
• Een optimaal werkrooster zorgt voor tevreden klanten. Taken komen op tijd af en worden door de juiste mensen uitgevoerd. Dit levert een optimaal eindresultaat op.

 

Werkrooster

Vooral voor organisaties met meer werknemers kan het maken van een werkrooster een lastig karwei zijn. Zo moet rekening worden gehouden met de beschikbaarheid van alle personeelsleden, het aantal werknemers dat nodig is voor een taak en de kennis die vereist is om taken goed uit te voeren. Daarbij kunnen werknemers met vakantie gaan of ziek worden. Je kunt werkroosters op verschillende manieren maken. Veel organisaties maken gebruik van ofwel Excel, ofwel werkrooster software.

 

Rooster maken in Excel

Binnen Excel heb je de mogelijkheid om een rooster te maken. Via sjablonen kun je zelf een format kiezen, zoals een weekrooster of een maandrooster. Het is gratis om een rooster in Excel te maken en doordat veel mensen bekend zijn met Excel, is het voor veel mensen een toegankelijke optie. Deze optie heeft echter ook nadelen. Werkgevers dienen zelf in te schatten hoeveel werknemers nodig zijn, welke werknemers nodig zijn en hoe lang deze werknemers nodig zijn.

Inschattingsfouten kosten al snel extra tijd en geld en zorgen voor minder tevreden werknemers en klanten. Werkgevers dienen gegevens daarbij handmatig in te voeren, wat voor menselijke fouten kan zorgen en veel tijd kost. Ook biedt Excel niet de mogelijkheid om mensen op de hoogte te stellen van de laatste wijzigingen, waardoor deze door personeel over het hoofd kunnen worden gezien.

 

Werkrooster software

Een andere mogelijkheid is het maken van roosters met behulp van werkrooster software. Deze software biedt tools aan waarmee een rooster gemakkelijk kan worden gemaakt, ingezien en bewerkt. Werkrooster software maakt geheel automatisch roosters, wat betekent dat dit niet zelf hoeft te worden bedacht en ingevoerd – de roosters hoeven alleen nog even gecheckt te worden. Dat voorkomt fouten en bespaart een hoop tijd.

Doordat het rooster zich in de cloud bevindt, kunnen werknemers het rooster ten alle tijden inzien, vanaf verschillende apparaten. Daarbij maakt werkrooster software het gemakkelijk om veranderingen door te voeren. Werknemers kunnen online gemakkelijk met collega’s ruilen en verlof aanvragen. Wanneer wijzigingen in het rooster worden doorgevoerd, dan ontvangen werknemers hier meteen een melding van. Zo is iedereen altijd op de hoogte van het meest actuele rooster.

 

De software van Symagic

Met Symagic software kun je dus geheel automatisch roosters maken die zorgen voor een optimale inzet van personeel bij taken, zodat het beste resultaat wordt behaald. Dit zorgt voor tevreden werknemers en klanten. Met de workforce management software van Symagic wordt het maken van roosters een stuk gemakkelijker, efficiënter en sneller.

Wij bieden de mogelijkheid om zelf de functionaliteiten te kiezen die passen bij de doelstellingen van jouw bedrijf, zodat onze software optimaal werkt voor jouw organisatie. We vertellen daar op de pagina over rooster maken meer over. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag dan een online demo aan of neem contact met ons op.