Digitaal plannen biedt voordelen ten opzichte van handmatig roosteren – van efficiëntie tot grotere nauwkeurigheid en betere afstemming tussen vraag- en aanbod van personeel op de werkvloer. Met name voor organisaties waar verschillende werkzaamheden worden uitgevoerd of het werk over meerdere afdelingen verspreid is, zoals gemeenten. Deze blogpost gaat in op de 6 manieren waarop digitaal roosteren kan helpen bij het verbeteren en stroomlijnen van het rooster voor gemeenten.
1. Personeelsplanning digitaal roosteren
Een online rooster tool is in de kern een tool om het personeel te plannen. Daarbij wil je zoveel mogelijk rekening houden met de behoeften van de burger, het aanbod aan personeel en de benodigde kennis.
In een digitale omgeving kun je hier eenvoudig rekening mee houden. Je kunt een vast template van het rooster opstellen, die je voor elke week of maand aan kunt passen naar gelang de wensen en het personeelsaanbod. In een digitale personeelsplanning kun je bovendien rekening houden met het personeelsdossier.
2. Personeelsdossier
Digitaal roosteren biedt het voordeel dat je het personeelsdossier in de software kunt invoeren. Hierin kun je de benodigde informatie van medewerkers bijhouden:
- Dienstverband
- Vaste vrije dagen
- Expertises
- Certificaten
Het digitale rooster houdt rekening met de ingevoerde informatie. Hierdoor speel je in op de wensen van collega’s en de benodigde expertises. Bovendien zorgt een online rooster tool dat medewerkers met een flexibel dienstverband de afgesproken uren maken. De HR hoeft niet zelf elke maand opnieuw deze puzzel uit te zoeken.
3. Efficiënt digitaal roosteren
Bij de gemeente staat de burger voorop. Je wilt daarom voldoende aandacht aan het rooster besteden. Zo staat de juiste expertise aan de balie om de burger verder te helpen en wordt het afval op tijd opgehaald. Deze planning kun je optimaliseren met workforce management. Hiermee kun je flexibel roosteren.
4. Workforce management
Workforce management kan bijdragen aan een betere planning voor gemeenten door het optimaliseren van de inzet van personeel. Dit kan door middel van het in kaart brengen van:
- De beschikbare capaciteit en vaardigheden van medewerkers
- Het plannen van taken en projecten op basis hiervan
- Het bijstellen van de planning waar nodig
Daarnaast kan workforce management ook bijdragen aan efficiëntie en kostenbesparing door bijvoorbeeld automatisering van tijd- en verlofregistratie, en door inzicht te geven in de prestaties van individuele medewerkers en teams. Hierdoor kan de gemeente beter inspelen op veranderende vraag en de inzet van personeel efficiënter organiseren.
5. Digitaal zelfroosteren
De digitale planning is ook een uitstekende manier om zelfroosteren in te zetten. Je kunt dit in meer of mindere mate vrijgeven. De HR en planner blijft altijd in controle. Zij zetten de randvoorwaarden voor het rooster op. Denk aan de werktijden, de benodigde expertise en de minimale bezettingsgraad. Vervolgens kun je het zelfroosteren onderverdelen:
Gedeeltelijk zelfroosteren
Het personeel kan ook onderling ruilen en beschikbare diensten opgeven
Vrijwillig zelfroosteren
Het personeel kan lege diensten invullen en moet zelf de werktijden- en diensten digitaal roosteren.
Voor beide soorten van geldt dat de HR alleen nog het rooster hoeft te controleren. Doordat de software gebruikmaakt van automatisch roosteren en het rekening houdt met het personeelsdossier, is de kans op fouten erg klein. Bovendien geef je het personeel met deze module eenvoudig zicht op de persoonlijke planning.
6. Verlofregistratie
De verlofregistratie binnen een digitale roostertool wordt gezien als een onderdeel van zelfroosteren. Het personeel kan namelijk in de software zelf de vrije dagen aanvragen. De HR keurt deze goed of af, en vervolgens krijgt de desbetreffende persoon hier een melding van. Zo heeft de gemeentelijke planner voor elke afdeling altijd in zicht wie verlof heeft. Bovendien houdt de automatische roostertool hier rekening mee tijdens het realiseren van het rooster.
Tool kiezen voor digitaal roosteren
Digitaal plannen gaat dus verder dan alleen het rooster samenstellen. Je kunt er automatisch mee roosteren, rekening houden met personeelswensen en het verlof bijhouden. Symagic biedt een digitale rooster tool die we afstemmen op de bedrijfsprocessen van de gemeente. Daarbij staan twee punten voorop:
Gebruiksvriendelijkheid van de tool
Kies je voor zelfroosteren? Dan heb je namelijk verschillende afdelingen die met de tool gaan werken. Je wilt dan dat iedereen eenvoudig met de tool om kan gaan. Dit geldt natuurlijk net zo goed voor de roostermaker. Roostersoftware hoeft niet ingewikkeld te zijn. Zo kun je de tool ook sneller inbedden in de organisatie.
Symagic heeft een eenvoudig dashboard van de roosters per afdeling. Breng je wijzigingen aan? Dan wordt het betrokken personeel automatisch op de hoogte gehouden met een notificatie. Bovendien kunnen medewerkers gebruikmaken van de app. Hierin kunnen ze elk moment van de dag het rooster inzien en verlof aanvragen.
Flexibiliteit
Elke organisatie is anders. Je wilt daarom dat de tool aansluit bij jouw wensen – en niet een algemeen pakket. Symagic biedt daarom verschillende modules waar je uit kunt kiezen. Maak je geen gebruik van alle mogelijkheden? Dan hoef je deze niet te implementeren.
Daarbij hebben we een unieke feature: de sociale planning. Hiermee kunnen medewerkers eenvoudig met elkaar communiceren over het werk. Iedereen die erbij betrokken is, is dan op de hoogte van de laatste informatie. Niet meer gesprekken verdeeld over verschillende kanalen, maar informatie over diensten op één plek.
Kies voor digitaal roosteren – en zoveel meer!
Is jouw gemeente klaar voor en digitale planning die de puzzel van het rooster uit handen neemt, maar de controle nooit bij je weghaalt? Verken de mogelijkheden met onze online demo. Hierin laten we zien hoe we de tool aansluiten bij jouw gemeente.
