Plannen is het matchen van vraag en aanbod. Het matchen van capaciteit en vraag betekent dat de goede capaciteit, dus de medewerkers met de juiste competentie, op het goede moment beschikbaar moeten zijn. Enerzijds kan dit mogelijk worden gemaakt door de vraag goed te voorspellen. Anderzijds door de medewerkers goed in te plannen zodat de benodigde capaciteit aanwezig is. Efficiëntie ontstaat natuurlijk pas wanneer de capaciteit zo goed mogelijk matcht met de vraag.
Als organisatie moet u dus weten welke taken en werkzaamheden gedaan moeten worden en wat de verwachtingen hiervan zijn. Daarnaast moet u van uw medewerkers weten welke taken zij uit kunnen voeren en wanneer. U wilt immers ook niet dat uw klacht over uw energieleverancier behandeld wordt door een tandheelkundig specialist. Of dat u vandaag in uw planning ziet dat u volgende week drie medewerkers nodig heeft om testen uit te voeren, maar dat deze medewerkers dan vrij zijn.
Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar de verschillende planning niveaus.
- Lange termijn / strategisch niveau
Hoe ziet mijn medewerkersvraag er over een half jaar of jaar eruit. Is er dan teveel of juist te weinig capaciteit? Is er bijscholing nodig of moeten er aflopende contracten stoppen?
- Middellange termijn / tactisch niveau
Hoe ziet mijn medewerkersvraag er over een aantal weken of maanden eruit? Waar zitten de knelpunten en hoe zouden die opgelost kunnen worden?
- Korte termijn / operationeel niveau
De planning is gemaakt en compleet, maar hoe pas ik de planning aan bij ziekte of plotseling tussengekomen urgent werk met specifieke behoeften? Wie kan er ingezet worden en heeft de juiste competentie(s)?
Een planningsapplicatie zoals Symagic kan u ondersteuning bieden om uw medewerkersvraag en werkaanbod te matchen. Indien de beide componenten (vraag en aanbod) goed zijn vastgelegd, kan de applicatie deze geautomatiseerd matchen en een zo’n optimaal mogelijk voorstel geven. De praktijk leert dat de planner daarna zelf nog aanpassingen zal aanbrengen. De planner bezit vaak informatie die niet in het systeem is vast te leggen, maar uiteindelijk wel de planning compleet maakt.
Naast het geautomatiseerd matchen van vraag en aanbod biedt het capaciteitsoverzicht in Symagic u inzicht in de capaciteit op de verschillende niveaus. Het capaciteitsoverzicht geeft door middel van een staafdiagram aan hoeveel uren uw medewerkers beschikbaar zijn, het totaal aantal geplande uren en het totaal aantal uren afwezigheid door ziekte of vakantie. Veelal wordt dit gebruikt als stuurmiddel op (middel)lange termijn om te bekijken hoe de bezetting is en waar en wanneer bijgestuurd moet worden.
