Het vastleggen van reistijden lijkt een eenvoudige zaak, maar wat levert het op en waarom neemt dit zoveel kostbare tijd in beslag? Het hogere doel van kilometer/reistijden registratie zal vooraf duidelijk moeten zijn, al is het om de tijd die uw medewerkers hier elke dag aan besteden te rechtvaardigen. Een reden voor reistijden-en/of kilometerregistratie kan een vergoeding voor de medewerker zijn. Misschien valt de reistijd naar het kantoor (deels) onder werktijd. Wellicht wil de organisatie inzicht in de reistijden en afstanden om te zien of de planning efficiënter kan. Genoeg redenen om dit goed bij te houden!
Wanneer de medewerker alleen tussen het thuisadres en het kantoor reist, is er een grote kans dat er een standaard vergoeding wordt afgesproken, of dat de reistijd buiten de werktijden valt. Dit is waarschijnlijk anders wanneer uw medewerkers op locatie werken van klanten en gebruik maken van een eigen auto of OV.
Het begint bij het maken van een goede planning, u wilt graag medewerkers inplannen welke het dichtstbij de klant wonen of welke die dag al bij een andere klant vlakbij zitten om zo de reistijden, en dus brandstofkosten te beperken. Met een planning in Symagic worden locaties vastgelegd waardoor het mogelijk wordt om afstanden en de kortste reistijd te kunnen bepalen. De afstanden uit de planning kunnen soms al voldoende zijn voor het berekenen van een (kilometer) vergoeding.
Bovengenoemde gaat op voor de kortste reistijd, maar in Nederland kunnen bijvoorbeeld files natuurlijk roet in het eten gooien. Daarnaast wordt er vaak uitgegaan van het adres van de medewerker, maar de reistijd zal niet meer juist zijn als hij/zij een keer niet vanuit het thuisadres vertrekt of er wordt omgereden om een collega op te halen. Reistijden en afstanden kunnen in de praktijk erg wisselend zijn. Er kan dus niet altijd uitgegaan worden van de reistijd uit de planning. Om een realistisch beeld te krijgen van de reistijden en afstanden die uw medewerkers afleggen zullen zij dit dus zelf moeten registreren.
Reistijden registreren kan bijdragen aan een volledig overzicht van de tijd welke medewerkers aan werk gerelateerde zaken besteden, ofwel reistijd en werktijd opgeteld. Het registreren van afstanden kan inzicht geven in de planning om te achterhalen of u uw medewerkers op de juiste projecten bij de juiste klanten (locatie) heeft ingezet en dit kan in veel gevallen voldoende zijn voor het bepalen van de vergoeding. Het registreren van zowel de afstand als de reistijd kan een beeld geven van de drukte op de weg op bepaalde momenten of bijvoorbeeld de omweg die nodig is om een collega op te halen. Een conclusie kan zijn dat het beter is om eerder of later te beginnen om de reistijd te reduceren en effectieve werktijd uit te breiden.
Symagic heeft jarenlange kennis opgebouwd met het registreren van uren en het bijhouden van afstanden en/of reistijden. Wij vertellen u graag meer over de mogelijkheden met Symagic en natuurlijk wat dit kan opleveren voor uw organisatie.
