Het optimaal benutten van de capaciteit is altijd een uitdaging. Het maakt daarbij eigenlijk niet uit of het nu gaat om één afdeling met een paar medewerkers of meerdere grote afdelingen verspreid over meerdere locaties of landen. In beide gevallen, en alles wat daartussen ligt, is het de uitdaging om de beschikbare capaciteit zo optimaal mogelijk te benutten.
Vaak beschikken de medewerkers over bepaalde skills waardoor niet elke opdracht aan alle medewerkers aangeboden kan worden. Het aantal medewerkers die de opdracht aan zouden kunnen nemen is hierdoor al kleiner geworden. Vervolgens kunnen er andere factoren mee spelen waardoor een medewerker die over de juiste skill beschikt toch niet de betreffende opdracht uit kan voeren. Denk hier bijvoorbeeld aan de beschikbaarheid of contracturen van de medewerker. Daarnaast conflicteren werkzaamheden die gepland zijn vaak met de nog te plannen opdracht.
Het doorvoeren van mutaties in de planning en een goede afstemming maken het mogelijk dit ‘probleem’ of beter gezegd uitdaging op te lossen binnen de beschikbare groep medewerkers. Echter, wanneer er ook andere afdelingen of bijvoorbeeld vergelijkbare afdelingen in andere landen beschikbaar zijn, is het mogelijk om de capaciteit ook over de afdelingen en/of landen heen te benutten. Bij binnenkomende werkzaamheden zal dan eerst gekeken worden of dit binnen de betreffende afdeling opgepakt kan worden. Is dit niet het geval dan is er de mogelijkheid om bij andere afdelingen en/of landen te kijken of er medewerkers beschikbaar zijn met de juiste skill. Op deze manier is het mogelijk om de doorlooptijd van projecten te verkleinen en de capaciteit over de verschillende afdelingen en landen heen optimaal te benutten.
De winst is te behalen door de verschillende skills die worden onderscheiden gelijk te trekken over de verschillende afdelingen en landen heen. Wanneer er een opdracht binnen komt zal de planningssoftware van Symagic nagaan welke medewerkers de opdracht uit zouden kunnen voeren op basis van de skill. Het systeem kan bijvoorbeeld eerst ondersteuning bieden om de opdracht binnen de eigen afdeling uit te laten voeren. Is dit deels of geheel niet mogelijk binnen de gewenste periode, dan is er de mogelijkheid om over afdelingen en landen heen te kijken.
In dit praktijkvoorbeeld is het momenteel zo ingericht dat er altijd goedkeuring van de lokale planner nodig is. De Nederlandse planner kan wel de beschikbaarheid zien van bijvoorbeeld de Duitse medewerkers, maar niet direct opdrachten inplannen. De planner uit Nederland vraagt hiervoor toestemming bij de planner in Duitsland. De planner in Duitsland kan vervolgens de Nederlandse planner toegang geven tot de planning van de betreffende medewerkers in de aangegeven periode. Op deze manier zal de medewerker in Duitsland zichtbaar worden gemaakt op het planbord van de Nederlandse planner in de aangegeven periode en kan de opdracht gepland worden. En zo wordt de capaciteit dus optimaal benut over afdelings- en landgrenzen heen.
